KEO, czyli karta ewidencji odpadów, to dokument w systemie BDO, który prowadzisz odrębnie dla każdego rodzaju (kodu) odpadu – art. 70 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach – a w praktyce systemu także dla każdego miejsca prowadzenia działalności. Wpisy dodajesz na bieżąco (art. 66 ust. 1), a jedna karta obejmuje jeden rok kalendarzowy. KEO nie prowadzisz, jeśli mieścisz się w ewidencji uproszczonej z art. 71: do 100 kg odpadów niebezpiecznych i jednocześnie do 5 Mg odpadów innych niż niebezpieczne, niebędących odpadami komunalnymi, rocznie – wtedy wystawiasz wyłącznie KPO.

Ten artykuł to instrukcja obsługi jednego dokumentu. Kto w ogóle musi prowadzić ewidencję, jakie są limity zwolnień i czym KEO różni się od KPO, opisałam w poradniku o ewidencji odpadów. Jak wystawić kartę przekazania, pokazuję osobno w tekście KPO – jak wypełnić krok po kroku. Tutaj zostajemy w karcie ewidencji: od pierwszego kliknięcia po zamknięcie roku.

Czy muszę prowadzić KEO?

Krótka bramka decyzyjna: brak obowiązku ewidencji, ewidencja uproszczona (tylko KPO) albo ewidencja pełna (KEO plus KPO). Tabela poniżej porządkuje najczęstsze przypadki.

Czy muszę prowadzić KEO? Tabela decyzyjna
Sytuacja Twojej firmy Co prowadzisz Podstawa prawna
Wytwarzasz wyłącznie odpady komunalne Nic – wytwórca odpadów komunalnych nie prowadzi ewidencji art. 66 ust. 4 ustawy o odpadach
Odpady inne niż komunalne, ale do 100 kg niebezpiecznych lub do 5 Mg innych niż niebezpieczne rocznie Ewidencja uproszczona – tylko KPO, bez KEO art. 71
Powyżej tych progów Ewidencja pełna – KEO dla każdego kodu i miejsca plus KPO przy każdym przekazaniu art. 66 ust. 1, art. 70
Wytwarzasz kody bez zwolnienia ilościowego: 13 02 08*, 15 01 10*, ex 15 01 11* (opakowania z metali zawierające niebezpieczne porowate elementy wzmocnienia), 16 02 13*, 16 06 03* Ewidencja bez względu na ilość. Czy będzie to KEO, czy tylko KPO, nadal rozstrzygają progi z art. 71 rozp. MKiŚ z 5.11.2024 (Dz.U. 2024 poz. 1644), art. 71

Sposób liczenia progów, pełną listę odpadów zwolnionych z ewidencji do określonej ilości i różnice między KPO a KEO opisałam w poradniku o ewidencji odpadów.

Jak założyć i prowadzić KEO w BDO – krok po kroku

Poniższa instrukcja opisuje kolejność działań w systemie. Nazwy modułów podaję tak, jak widnieją w BDO. Tam, gdzie układ ekranu bywa zmieniany przy aktualizacjach systemu, opisuję funkcję, a nie konkretny przycisk.

  1. Zaloguj się do systemu BDO. Wejdź na rejestr-bdo.mos.gov.pl. Zalogujesz się loginem i hasłem użytkownika założonego w koncie firmy albo przez profil zaufany. Po zalogowaniu wybierz podmiot – jeśli obsługujesz kilka firm, upewnij się, że pracujesz w kontekście właściwego numeru rejestrowego.
  2. Otwórz moduł „Ewidencja odpadów” i przejdź do „Karty ewidencji odpadów”. Zobaczysz listę kart już założonych dla Twojej firmy. Wybierz opcję utworzenia nowej karty. Zanim to zrobisz, sprawdź na liście, czy karta dla tego kodu, miejsca i roku już nie istnieje – podwójna karta to późniejszy problem z sumowaniem.
  3. Wskaż miejsce prowadzenia działalności (MPD) i kod odpadu. Z listy wybierz MPD, w którym odpad powstaje. Następnie wybierz jeden kod z katalogu odpadów – z gwiazdką, jeśli odpad jest niebezpieczny. Jedna karta = jeden kod w jednym miejscu. Jeśli w warsztacie powstają oleje 13 02 08* i filtry 16 01 07*, zakładasz dwie karty.
  4. Ustaw rok kalendarzowy. Karta obejmuje jeden rok. W styczniu zakładasz nowe karty dla tych samych kodów i miejsc, a stan magazynowy z 31 grudnia staje się stanem początkowym nowego roku. Zapisz kartę – od tej chwili możesz dodawać wpisy.
  5. Dodaj wpis wytworzenia. W sekcji dotyczącej wytwarzania odpadów dodaj nowy wpis: datę wytworzenia i masę w Mg. System pyta też, czy odpad pochodzi z instalacji – dla większości małych firm usługowych odpowiedź brzmi „nie”. Wpis dodajesz po każdym wytworzeniu lub zważeniu partii, a nie raz w roku.
  6. Powiąż przekazanie z KPO. W sekcji przekazań sprawdź, czy każda karta przekazania potwierdzona przez przejmującego ma swój wpis w KEO. Masa przekazania musi być identyczna z masą na KPO – jeśli odbiorca potwierdził inną masę, niż deklarowałeś, w KEO obowiązuje wartość potwierdzona. Wpisy „przekazanie” powstają w KEO automatycznie z zatwierdzonych KPO – ręcznie wpisujesz tylko wytworzenie (krok 5).
  7. Sprawdź stan magazynowy. System liczy go sam: stan początkowy plus wytworzenie minus przekazanie. Stan nie może być ujemny. Jeśli jest, brakuje wpisu wytworzenia. Jeśli jest wysoki, a magazyn jest pusty, brakuje wpisu przekazania albo wpisałeś masę w złej jednostce.
  8. Uzupełnij nowe pola od 2026 roku. Od 2026 roku w KEO wpisujesz także sposób magazynowania odpadów. Nie odkładaj tego na koniec roku – te dane są potrzebne do sprawozdania za 2026 rok, które składasz do 15 marca 2027 roku.
  9. Zamknij rok. Po 31 grudnia nie dodajesz już wpisów do karty. Sprawdź stan magazynowy na koniec roku, porównaj sumę przekazań z listą KPO i przenieś dane do rocznego sprawozdania, które składasz do 15 marca (art. 76 ust. 1). Jeśli likwidujesz miejsce prowadzenia działalności w trakcie roku, kartę zamykasz z datą zaprzestania – przy trwałym zaprzestaniu działalności sprawozdanie składasz w 7 dni (art. 76 ust. 3).
Schemat karty ewidencji odpadów w BDO: stan początkowy plus wytworzenie minus przekazanie równa się stan magazynowy, z zaznaczeniem, że wpis wytworzenia dodaje wytwórca, a przekazanie pochodzi z potwierdzonej KPO
KEO to bilans jednego kodu odpadu w jednym miejscu: stan początkowy + wytworzenie – przekazanie = stan magazynowy.

Zasada, która porządkuje całą kartę: najpierw wytworzenie, potem przekazanie. Bilans karty musi mieć udokumentowane źródło każdej przekazanej masy – wpis wytworzenia albo stan początkowy roku. Jeśli w BDO pojawia się KPO bez wcześniejszego wpisu wytworzenia, kontrolujący widzi to bez pytania.

Jak często wpisywać dane do KEO i w jakich jednostkach?

Ustawa mówi „na bieżąco” (art. 66 ust. 1) i nie podaje liczby dni. W praktyce oznacza to wpis po każdym zdarzeniu: wytworzyłeś partię odpadu – wpisujesz; przekazałeś – sprawdzasz, czy przekazanie jest w KEO. Ustawa nie narzuca sztywnej częstotliwości, dlatego bezpiecznym zaleceniem jest wpis niezwłocznie po zdarzeniu – wytworzeniu lub przekazaniu – a nie uzupełnianie karty w lutym przed sprawozdaniem. Kontrolujący porównuje daty wpisów z datami KPO i kwitami wagowymi.

Masę wpisujesz w megagramach, czyli tonach (Mg), z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. 1 kg to 0,0010 Mg, 25 kg to 0,0250 Mg, 250 kg to 0,2500 Mg. Jeśli nie masz wagi, masę szacujesz, ale szacunek musi być realny i zbliżony do masy, którą potwierdzi odbiorca na KPO. Duża różnica między Twoim wpisem a potwierdzeniem odbiorcy to sygnał dla kontroli.

Dla małej firmy usługowej z kilkoma kodami i jednym odbiorem miesięcznie oznacza to zwykle kilka wpisów w miesiącu na kartę. Nie jest to dużo, ale musi się wydarzyć w odpowiednim momencie – i o tym najczęściej się zapomina.

7 najczęstszych błędów w KEO

Poniższa lista powstała z kart, które porządkuję przed sprawozdaniami i kontrolami. Każdy z tych błędów jest widoczny w systemie i każdy da się naprawić, jeśli zauważysz go przed kontrolującym.

  • KEO bez wpisu wytworzenia. Najczęstszy błąd. KPO powstało, przekazanie trafiło do karty, ale nikt nie wpisał, że odpad wcześniej powstał. Stan magazynowy jest ujemny, a karta pokazuje, że oddałeś coś, czego nie miałeś.
  • Przekazanie bez KPO. Wpis przekazania dodany „z ręki”, bez karty przekazania. Tymczasem KPO sporządza przekazujący przed transportem (art. 69 ustawy o odpadach). Przekazanie bez KPO to co do zasady naruszenie samo w sobie; wyjątek przewiduje art. 69 ust. 4 – gdy jeden z posiadaczy odpadów nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji, KPO można nie sporządzać.
  • Masa w kilogramach zamiast w tonach. Wpisujesz 250 zamiast 0,2500 i według karty wytworzyłeś 250 ton odpadu. Najłatwiej wychwycić to po stanie magazynowym, który nagle liczy się w setkach ton.
  • Jeden kod na kilka odpadów. Świetlówki, tonery i zużyty monitor to nie jeden kod „elektronika”. Każdy rodzaj odpadu ma własny kod i własną kartę. Zbiorczy kod ułatwia pracę przez rok i psuje sprawozdanie w marcu.
  • Brak karty dla nowego miejsca prowadzenia działalności. Firma otwiera drugi punkt, dodaje go do rejestru, ale ewidencję prowadzi dalej na kartach pierwszego miejsca. Każde MPD ma własne karty – to samo dotyczy przeniesienia działalności pod nowy adres.
  • Niezamknięty rok. W styczniu wpisy trafiają do karty z poprzedniego roku, bo nikt nie założył nowej. Efekt: stan magazynowy na 31 grudnia nie zgadza się z tym, co poszło do sprawozdania.
  • Brak spójności KEO ze sprawozdaniem. Sprawozdanie roczne składasz na podstawie KEO. Jeśli w sprawozdaniu wpiszesz masy „z pamięci” albo z faktur odbiorcy, a nie z kart, urząd marszałkowski i WIOŚ widzą dwie różne liczby dla tego samego kodu. Jak przenieść dane bez rozjazdów, opisuję w artykule o składaniu sprawozdania BDO.

Co sprawdza WIOŚ w karcie ewidencji?

Kontrola WIOŚ zaczyna się zwykle od systemu, nie od wizyty. Inspektor ma wgląd w Twoje karty i porównuje je z KPO wystawionymi na Twój numer rejestrowy. W KEO sprawdza cztery rzeczy: czy dla każdego kodu z KPO istnieje karta, czy każde przekazanie poprzedza wpis wytworzenia, czy daty wpisów wskazują na prowadzenie ewidencji na bieżąco oraz czy stan magazynowy odpowiada temu, co faktycznie leży w firmie. Przy wizycie prosi o dokumenty źródłowe – kwity wagowe, umowy z odbiorcami, potwierdzenia KPO.

Dokumenty ewidencji przechowujesz przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je sporządzono (art. 72). Karty w BDO zostają w systemie, ale dokumenty, na których oparłeś wpisy, musisz mieć u siebie.

Za nieprowadzenie ewidencji, prowadzenie jej nieterminowo albo niezgodnie ze stanem rzeczywistym grozi administracyjna kara pieniężna od 1 000 zł do 1 000 000 zł – art. 194 ust. 1 pkt 5b i ust. 3 ustawy o odpadach. Wysokość zależy od skali naruszenia, a karta z ujemnym stanem magazynowym jest sygnałem rozbieżności, którą kontrolujący każe wyjaśnić. Pełny przegląd sankcji znajdziesz w tekście o karach za brak BDO.

Ile czasu zajmuje KEO i kiedy warto to zlecić?

Sama praca w systemie przy kilku kodach i jednym odbiorze miesięcznie zamyka się zwykle w kilkudziesięciu minutach. Koszt leży gdzie indziej: ktoś musi pamiętać o wpisie po każdym ważeniu, sprawdzać potwierdzenia odbiorcy i pilnować stycznia. Jeśli w firmie nie ma osoby, która to zrobi w terminie, zlecenie jest tańsze niż odtwarzanie roku przed sprawozdaniem. Prowadzenie ewidencji BDO – KEO razem z KPO – kosztuje w Ekohoryzont od 250 zł netto miesięcznie; jeśli potrzebujesz również wpisu, aktualizacji i sprawozdania w jednym pakiecie, sprawdź obsługę BDO. Aktualne stawki są w cenniku, a jeśli karty są już zaległe i marzec jest blisko, pomogę w przygotowaniu sprawozdania BDO na ich podstawie. Pytania – przez formularz kontaktowy albo telefonicznie.

Najczęstsze pytania o KEO

KPO, czyli karta przekazania odpadów, dokumentuje jedno przekazanie odpadu innemu podmiotowi i powstaje przed transportem. KEO, czyli karta ewidencji odpadów, to roczny bilans jednego kodu odpadu w jednym miejscu prowadzenia działalności: ile wytworzyłeś, ile przekazałeś i ile masz w magazynie. KPO zasila KEO po stronie przekazań, ale wytworzenie odpadu wpisujesz do KEO sam.
Nie. Wytwórca odpadów komunalnych nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji na podstawie art. 66 ust. 4 ustawy o odpadach. Obowiązek pojawia się, gdy w firmie powstają odpady inne niż komunalne, na przykład odpady niebezpieczne, opakowaniowe z działalności czy poprodukcyjne. Wtedy o tym, czy prowadzisz KEO, czy tylko KPO, decydują progi z art. 71.
Tylko częściowo. Przekazania odpadów trafiają do KEO na podstawie KPO potwierdzonych przez przejmującego, ale wytworzenie odpadu musisz wpisać sam, z datą i masą. Bez wpisu wytworzenia karta pokazuje przekazanie odpadu, którego według ewidencji nigdy nie było. To najczęstszy błąd w KEO.
Uzupełnij wpis niezwłocznie, z faktyczną datą wytworzenia i masą, którą potrafisz udokumentować, na przykład z ważenia albo z masy podanej na KPO. Ewidencja ma być prowadzona na bieżąco zgodnie z art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach, więc opóźniony wpis może zostać zakwestionowany przy kontroli. Mimo to karta z uzupełnionym wpisem jest lepsza niż karta z ujemnym stanem magazynowym.
Dokumenty ewidencji odpadów, w tym KEO, przechowujesz przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je sporządzono. Wynika to z art. 72 ustawy o odpadach. Karty prowadzone w systemie BDO pozostają w systemie, ale kontrolujący może poprosić o ich wydruk lub udostępnienie razem z dokumentami, na których oparto wpisy, na przykład kwitami wagowymi.
Za nieprowadzenie ewidencji odpadów, prowadzenie jej nieterminowo albo niezgodnie ze stanem rzeczywistym grozi administracyjna kara pieniężna od 1 000 zł do 1 000 000 zł na podstawie art. 194 ust. 1 pkt 5b i ust. 3 ustawy o odpadach. Karę wymierza wojewódzki inspektor ochrony środowiska po kontroli. Brak KEO przy istniejących KPO jest dla kontrolującego widoczny od razu w systemie.